Les annotations (anciennement post-it) sur Généanet

Les annotations (post-it) sont un moyen très commode mis en place par Généanet. Il s’agit toutefois de bien en saisir le mécanisme pour pouvoir les utiliser de manière optimale. Or ceci n’est pas suffisamment expliqué, et je vous fais part de mes conclusions sur la manière de les employer, suivant le besoin qu’on en a.

1. Vous voulez laisser une trace pour vous sur un arbre quelconque
2. Vous voulez envoyer un message concernant une fiche au propriétaire de l’arbre que vous visitez
3. Vous travaillez à plusieurs sur un même arbre mais vous n’avez pas tous le statut d’éditeur

Tout d’abord, le post-it se trouve sur chaque fiche, dans la ligne cliquable en haut :
arbre / fiche / Photos et Documents / post-it

 
attention : Généanet est toujours en train d’évoluer ! Le post-it s’apelle dorénavant « annotation » et la manière d’y accéder à changé ! il s’agit maintenant de cliquer sur le carré blanc et gris à droite, avant « Edition ». (Le principe reste le même).
 

1. Vous voulez laisser une trace pour vous sur un arbre quelconque :
Cliquez sur cette fenêtre post-it, il apparaît un petit carré jaune :

Ecrivez une note, par exemple : « j’ai des doutes sur la date de naissance ».
Cliquez sur « fermer la fenêtre » deux fois de suite.
Il apparaît alors un chiffre sur le post-it de la bande de la fiche qui vous signale que vous avez écrit un post-it sur cette fiche :

Attention : si vous voulez rajouter quelque chose à un post-it déjà écrit depuis quelques temps, il se peut que quand vous commencez à taper le complément ce qui a déjà été écrit auparavant DISPARAISSE! Avant d’écrire, faites un ‘copier’ de ce qui est déjà sur la note, pour pouvoir le re’coller’ au cas où…

Si vous voulez savoir quels sont les post-it que vous avez écrits, deux solutions :

On les retrouve sur son arbre dans la rubrique « mes post-it » (‘ma généalogie’ en haut à gauche)

là vous verrez TOUS les post-it que vous avez écrits sur TOUS les arbres.

vous pouvez les retrouvez en triant par individu / par arbre sur lequel vous l’avez laissé / par date à laquelle vous l’avez écrit.

Quand il y en a beaucoup (9 pages chez moi!) c’est bien de pouvoir les trier, mais il faut souvent les regarder un par un pour retrouver ce que l’on veut. Mais cela peut-être quand même un bon outil de travail.

Il se peut aussi que lorsque que vous vous rendez sur un arbre que vous avez déjà visité, vous ayez envie de savoir ce que vous y avez déjà laissé :

2. Vous voulez envoyer un message concernant une fiche au propriétaire de l’arbre que vous visitez
(vous vous demandez quelle est la source de l’information, vous voulez faire remarquer une erreur de frappe, vous êtes cousin avec le propriétaire et vous voulez lui faire partager des informations sur un ancêtre…, ça c’est la solidarité Généanet).
Écrivez le post-it de la même manière qu’en 1.

Au lieu de taper deux fois sur fermer la fenêtre, cliquez sur:
« cliquez ici pour envoyer un message au propriétaire de l’arbre »
(ceci n’est possible que si le correspondant a activé sa messagerie Généanet, bien sûr).

Vous êtes alors redirigé vers un message préécrit. Personnellement, j’attends cette page pour écrire tout en détail, c’est plus facile. On peut personnaliser, changer toutes les formules, mettre salut ! et grosses bises! si c’est un correspondant qu’on connaît bien. Se présenter de manière plus formelle si c’est le première fois qu’on correspond…
Le correspondant saura tout de suite de qui on lui parle : en cliquant sur le lien à la personne, il sera redirigé directement sur la fiche sur laquelle vous avez laissé le post-it.
(« je voulais vous faire part d’une remarque sur UNTEL », s’il a plusieurs untel sur son arbre, c’est bien simple, on est sûr qu’on parle du même).

Le message ouvre « un fil de discussion ». Le correspondant reçoit une alerte dans sa boîte mail normale et est redirigé vers la messagerie Généanet. S’il veut vous répondre, il peut le faire à la suite, et comme cela vous pouvez engager une discussion que l’on espère riche et chaleureuse !
Attention là encore ! Il ne faut pas re-citer de lien à une fiche dans cette messagerie, cela crée une boucle et corrompt le fil de discussion, qu’il faut alors jeter à la corbeille ! Si vous voulez vous référer à une autre fiche, il faut créer un autre post-it et un autre fil de discussion.

La mention « cliquez etc. » n’apparaît qu’à la création du post-it. Si vous avez déjà un post-it sur une fiche et que, quelques temps plus tard, vous vouliez envoyer un message au propriétaire de l’arbre, il vous faut supprimer votre ancien post-it (copiez au besoin les informations existantes) et le recréer.

3. Vous travaillez à plusieurs sur un même arbre mais vous n’avez pas tous le statut d’éditeur
Au lieu de vous envoyer des messages sans fin – quand vous retrouvez un décès, un mariage, un recensement etc .- reliez-vous entre vous par le système « d’invitation », dans « Communauté » > « Contacts ». (Il faut pour cela vous faire confiance car vous allez alors avoir accès aux informations plus confidentielles s’il y en a.)
Une fois que vous êtes « invité » sur un arbre, tous les éditeurs de cet arbre peuvent voir tous les post-it des invités.
Un seul détail (ce qui vous permet de pouvoir continuer à faire des post-it personnels sur une fiche sans en avertir la galaxie) : il vous faut décocher la case « post-it » privé qui apparaît lorsque vous êtes invité pour que ces post-it soient « publics ».

En se rendant dans « post-it sur cet arbre », l’éditeur verra alors vos post-it (d’une couleur différente des siens) et pourra les traiter quand il en aura le temps. C’est plus facile à retrouver que des messages dans une boîte mail, c’est plus direct et plus sûr. Par contre, si il décide de les effacer quand la mise à jour est terminée, ils disparaîtront pour vous aussi. Si tout a été retranscrit sur la fiche, pas de problème, s’il manque des informations, assurez-vous de les avoir gardées ailleurs si elles sont vraiment importantes pour vous.

Par exemple :
J’ai repéré un arbre où la personne fait des relevés de tout un village, mais il lui manque des données. Il se trouve que je travaille sur les mêmes villages et que je croise au cours de mes recherches des dates qui lui manquent (mais qui a moi ne servent à rien). Je trouve dommage de laisser passer toutes ses informations et je ne veux par surcharger mon propre arbre.
Je demande à la personne si mes informations l’intéressent. Si oui, je lui demande de m’inviter sur son arbre.
Alors dans les cases de post-it apparaît la case « post-it privé ». Si je la décoche, elle voit ce que j’écris sinon non, j’écris pour moi seulement.
Je note les données que je trouve dans les post-it des fiches correspondantes.
A la fin de mes recherches, je l’avertis que j’ai terminé et qu’elle peut aller y voir.
Elle va dans la rubrique « post-it sur cette arbre » dans le menu de droite, et si tout se passe bien, elle peut voir sur quelles fiches j’ai laissé des messages et les mettre à jour quand elle a le temps .

et là, on approche de l’indexation, voire de l’arbre global…